Upload je logo, kies je kleur, vul je gegevens in en download een professionele factuur als PDF.
Hulpmiddel voor je administratie. Geen fiscaal of juridisch advies. Voor specifieke ZZP-vragen raden we een boekhouder of belastingadviseur aan.
Upload je logo (PNG, JPG of SVG, max 2MB). Verschijnt linksboven op je factuur.
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|
e-Boekhouden koppelt automatisch je bankrekening, regelt je BTW-aangifte en bewaart al je facturen — vanaf €8,95/mnd. Veelgebruikt onder ZZP'ers en eenmanszaken.
Bekijk e-Boekhouden →Een correcte factuur is niet alleen een professionele indruk naar je klant — het is ook een wettelijke verplichting. Voor de Belastingdienst moet je factuur volledig zijn, anders loop je het risico dat je BTW niet kunt aftrekken of dat je klant de BTW niet als voorbelasting kan claimen. Goed nieuws: de regels zijn duidelijk, en als je ze één keer goed instelt in een factuur-template, hoef je er nooit meer over na te denken.
De factuurgenerator hierboven heeft alle verplichte velden al ingebouwd, dus je hoeft niets uit te zoeken. Toch is het goed om te weten waarom elk veld er staat — vooral als je net begint als ZZP'er, of als je tegen een belastingcontrole oploopt. In deze gids: alle factuurvereisten voor 2026, de drie BTW-tarieven, hoe je nummeringssysteem werkt, en de meest gemaakte fouten op ZZP-facturen. Wil je het hele proces automatiseren — facturen, BTW-aangifte en bankkoppeling in één pakket — dan is e-Boekhouden een veelgebruikte oplossing onder Nederlandse ZZP'ers.
De Belastingdienst hanteert de volgende verplichte velden voor een correcte BTW-factuur. Mist een van deze velden, dan kan je klant de BTW niet aftrekken — en dat geeft direct gedoe.
| Veld | Verplicht? | Toelichting |
|---|---|---|
| Factuurdatum | Ja | De datum waarop je de factuur opstelt |
| Factuurnummer | Ja | Uniek, opvolgend per kalenderjaar |
| Jouw naam + adres | Ja | Of bedrijfsnaam (bij eenmanszaak/VOF) |
| Jouw KvK-nummer | Ja | Vermelden vanaf 2025 verplicht |
| Jouw BTW-nummer | Ja* | Niet bij KOR-deelname zonder BTW |
| Klantnaam + adres | Ja | Volledige NAW van afnemer |
| Omschrijving + aantal | Ja | Wat heb je geleverd? Hoeveel? |
| Prijs excl. BTW | Ja | Per regel én totaal |
| BTW-tarief + bedrag | Ja | Per tarief apart vermelden |
| Totaalbedrag incl. BTW | Ja | Eindbedrag dat de klant betaalt |
| Betalingstermijn | Aanbevolen | Maximaal 30 dagen tussen ondernemers |
| IBAN | Aanbevolen | Anders kan je klant niet betalen |
De BTW (Belasting Toegevoegde Waarde) is het stuk dat je over je netto prijs berekent en aan de klant doorrekent. Het komt vervolgens via je BTW-aangifte bij de Belastingdienst terecht. Voor ZZP'ers is dit elk kwartaal of elk jaar.
De Belastingdienst eist opvolgende, unieke nummering per kalenderjaar. Je mag geen nummers overslaan — als je een factuur per ongeluk wist of niet verstuurt, moet je dat documenteren met een credit-factuur. De meest gebruikte systemen:
Welk systeem je ook kiest: blijf consequent gedurende het hele jaar. Wisselen halverwege geeft een rommelig kasboek en is verwarrend bij een controle. Boekhoudpakketten zoals e-Boekhouden nummeren je facturen automatisch opvolgend, zodat je nooit per ongeluk een nummer overslaat.
Mark is freelance webdesigner sinds februari 2026. Hij heeft net zijn eerste opdracht afgerond: een nieuwe website voor Bakkerij Jansen. Mark werkte 18 uur tegen €65 per uur (excl. BTW).
Zijn factuur ziet er zo uit:
| Omschrijving | Aantal | Prijs (excl.) |
|---|---|---|
| Webdesign homepage Bakkerij Jansen | 18 uur | € 1.170,00 |
| Subtotaal (excl. BTW) | € 1.170,00 | |
| BTW 21% | € 245,70 | |
| Totaal (incl. BTW) | € 1.415,70 |
Bakkerij Jansen betaalt €1.415,70. In zijn BTW-aangifte over Q1 2026 geeft Mark aan: omzet €1.170, te betalen BTW €245,70. Heeft hij in dezelfde periode €30 BTW betaald aan kosten (Adobe, hostingfees), dan trekt hij die af als voorbelasting. Saldo te betalen aan Belastingdienst: €215,70.
In een paar specifieke situaties hoef je geen BTW op je factuur te zetten:
Verwacht je in 2026 minder dan €20.000 omzet te draaien? Dan kun je deelnemen aan de KOR. Je rekent dan geen BTW aan klanten en hoeft geen BTW-aangifte te doen. Op je factuur vermeld je: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB". Let op: je kunt ook geen BTW meer terugvragen op zakelijke kosten.
Bij sommige B2B-leveringen aan andere ondernemers (bijvoorbeeld in de bouw of bij export naar EU) verleg je de BTW. Op je factuur vermeld je: "BTW verlegd" plus het BTW-nummer van je afnemer. De afnemer geeft de BTW dan zelf aan in zijn aangifte.
Bepaalde diensten zijn structureel vrijgesteld van BTW: medische zorg, onderwijs, sportlessen door non-profit organisaties, en sommige financiële diensten. Op je factuur staat dan: "Vrijgesteld van BTW".
Sinds 2025 is het verplicht om je KvK-nummer op je factuur te vermelden. Dit was eerder alleen aanbevolen, maar nu een wettelijke eis. Ook het BTW-nummer is verplicht — tenzij je KOR-deelnemer bent.
Een totaalbedrag "incl. BTW" is niet voldoende. Je moet altijd het bedrag excl. BTW, het BTW-tarief, en het BTW-bedrag apart vermelden. Anders kan de klant geen BTW aftrekken en is je factuur formeel onjuist.
"Ik dacht: deze factuur stuur ik niet, dus 2026-007 sla ik over en ik gebruik 2026-008". Niet doen. Bij een controle zien ze direct dat 2026-007 mist — en dat roept vragen op. Stuur in plaats daarvan een credit-factuur of leg vast waarom het nummer niet gebruikt is.
Tussen ondernemers is de wettelijke maximale termijn 30 dagen. Voor consumenten is 30 dagen ook standaard. Vermeld altijd een termijn — anders weet je klant niet wanneer hij moet betalen, en jij hebt geen grond voor aanmaning.
Een PDF is professioneel; een JPG is dat niet. Boekhoudpakketten zoals e-Boekhouden herkennen PDF-facturen automatisch en boeken de BTW direct in de juiste kolom — bij JPG werkt dat niet. PDF werkt voor 99% van alle systemen.
Klinkt logisch, maar wordt veel vergeten. Zonder IBAN moet je klant je gaan opzoeken voor betaalgegevens — geeft vertraging. Zet IBAN altijd duidelijk bij betaalgegevens.
Krijg je niet binnen de afgesproken termijn betaald? Dan heb je een paar logische stappen:
Sinds 2024 mag je een vast bedrag aan incassokosten in rekening brengen, oplopend van €40 (factuur tot €500) tot 15% (boven €5.000), met een maximum van €6.775. Dit staat los van de wettelijke rente. Wil je dit hele proces automatiseren? e-Boekhouden stuurt automatisch betalingsherinneringen op vaste momenten — geen handmatige opvolging meer.
Een correcte ZZP-factuur bevat: jouw naam/bedrijfsnaam en adres, KvK- en BTW-nummer, klantgegevens, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van de levering, prijs exclusief BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag, totaalbedrag en betalingstermijn. Sinds 2025 is het KvK-nummer expliciet verplicht.
Drie tarieven: 21% (algemeen), 9% (verlaagd: voedsel, boeken, kapper) en 0% (export, EU-leveringen). Per 1-1-2026 is logies van 9% naar 21% verhoogd. Voor cultuur, media, sport en kamperen blijft het 9%-tarief.
Opvolgende, unieke nummering per kalenderjaar. Veel ZZP'ers gebruiken 2026-001, 2026-002, enzovoorts. Je mag geen nummers overslaan, dat valt op bij een controle. Begin elk jaar opnieuw met 001.
Tussen ondernemers maximaal 30 dagen. Voor consumenten is 30 dagen standaard. Je mag een kortere termijn afspreken (bijvoorbeeld 14 dagen), maar langer dan 60 dagen mag alleen bij uitdrukkelijke afspraak in een contract.
De Belastingdienst eist een bewaarplicht van 7 jaar voor facturen en administratie. Voor onroerend goed is dat 10 jaar. Bewaar zowel verstuurde als ontvangen facturen, digitaal of op papier.
Ja, in specifieke gevallen: KOR (omzet onder €20.000), vrijgestelde diensten (medisch, onderwijs), of bij BTW-verlegging naar de afnemer. Vermeld dan duidelijk de reden op de factuur (bijvoorbeeld: "BTW verlegd" of "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB").
Liever niet. Stuur in plaats daarvan een creditfactuur (credit nota) met negatief bedrag en vervolgens een nieuwe correcte factuur. Zo blijft je administratie sluitend en transparant voor de Belastingdienst.
Na het verstrijken van de betalingstermijn mag je direct aanmanen. Beste praktijk: na 7 dagen vriendelijke herinnering, na 14 dagen formele aanmaning, en na 30 dagen ingebrekestelling met wettelijke incassokosten en rente.